允天视点 | 企业文献检索需求分析及解决方案概述
一、前言
随着经济社会的发展和竞争的日益激烈，知识产权在企业发展中的作用逐渐凸显，越来越多的企业开始重视知识产权管理，设立专门的知识产权管理岗，很多规模较大的企业还成立单独的管理部门，全面负责企业的知识产权管理工作。企业的知识产权管理其实是一项庞杂的系统工程，其中包括知识产权战略及管理制度的构建和推进、知识产权管理办法的制定和实施、知识产权的申请和布局、知识产权的风险防范及知识产权诉讼的应对等方方面面。而文献检索是其中一项基础而又非常重要的工作，其直接关涉到知识产权工作的成败，还会影响新产品的研发和技术改进方向、产品销售策略以及侵权诉讼的成败，甚至还会牵涉到企业的生存和发展。基于此，本文大致梳理了企业在文献检索方面的主要需求，并探讨相应的解决方案。
二、文献检索需求分析
企业知识产权管理工作中的文献检索需求概括而言主要包括：FTO检索及分析、专利无效检索及稳定性分析、现有技术/商标全面检索及分析、技术秘密检索及比对、知识产权尽调中的检索及分析、专利监控中的检索及三方意见撰写、目标公司的知识产权检索及分析、可专利性检索及分析等。下面逐一进行简要阐述。
2.1 FTO检索及分析
一项技术在实施应用（上市销售、进出口、展出等）前，可通过FTO检索发现可能的专利壁垒，识别专利侵权风险，以确定该项技术是否能够“自由实施”，即提前获知实施该项技术的侵权风险情况，若存在侵权风险，可提前进行规避或着手进行许可谈判。通常该项工作的工作量较大，具体需根据技术领域、技术主题、技术方案、重点关注的国家/地区等因素确定。若委托外部机构进行检索，其报价通常会相对较高。
2.2 专利无效检索及稳定性分析
针对一项授权专利，通过检索确定是否存在密切相关的现有技术（含抵触申请），并确定相关性。一般均需要配套出具专利权稳定性分析报告。该项工作可以是专利权人在发起专利侵权诉讼前对己方专利进行的检索分析；也可以是被诉专利侵权后，针对涉案专利进行的无效检索，并以此提出无效宣告请求和/或作为现有技术抗辩的证据；还可以是提前针对主要竞争对手拥有且可能覆盖己方产品的专利进行的检索分析，一旦将来被诉专利侵权可以快速应对；此外，在专利转让、专利许可和专利质押前，通常也要进行检索和分析，为确定转让价格、许可费用和质押金额等提供重要参考。上述工作中，检索到的文献质量很大程度上能够决定后续的结果，尤其是被诉专利侵权后提出的无效宣告请求。该项工作的工作量需根据专利类型、技术领域、技术方案的复杂程度、检索难易等确定。
2.3 现有技术/商标全面检索及分析
以现有技术检索为例，针对一项具体的技术（如研发部门重点关注的技术，或拟进一步改进的技术）系统检索全部相关的现有技术文献（通常是专利文献），并按照一定的规则进行整理和标引（如申请日、公开日、申请人、法律状态、地域分布、技术分支等），一般情况，会配套出具分析报告（包括专利布局状况及趋势分析，关键技术点分析等），据此可获知掌握该技术的主要公司及布局的国家/地区，理清技术发展脉络，预测未来技术走向，提前预判侵权风险（即可起到侵权风险预警的作用），供研发部门和公司高层决策参考。通常情况，该项工作比较烦杂，工作量大，若委托外部机构，报价会相对较高。该项工作的工作量具体需根据技术领域、技术方案复杂程度、检索难易、数据量、重点关注的国家/地区和重点申请人状况等确定。
2.4 技术秘密检索及比对
针对一项或多项技术秘密（通常是秘密点），全面检索某一时间点之前的相关现有技术，确定是否已被公开，一般情况，需要进行简单的比对分析。该项工作可以是技术秘密所有人在发起侵害技术秘密诉讼前的检索分析，以初步确定相关技术点是否能够成为技术秘密；也可以是在被诉侵害技术秘密后，针对原告主张的秘密点进行的检索分析，以说明该技术点不具有秘密性。该项目的工作量需具体根据技术领域、技术方案复杂程度、检索难易等确定。
2.5 知识产权尽调中的检索及分析
企业的投资并购活动一般都会涉及到知识产权的尽职调查，其中与检索相关的部分包括对目标企业提供的知识产权状况进行逐一检索和核实，例如，法律状态，知识产权的权属及转让、许可、质押情况，有效期限，过去或现在发生的知识产权诉讼、仲裁情况等。对于专利而言，还需要对其保护范围、技术先进性及大致价值进行初步的评估。如果目标公司的规模不大（初创期），相应的知识产权数量也不多，则相应的检索工作量也不会太大，具体需根据目标公司涉及的领域、知识产权数量、技术方案复杂程度等确定。
2.6 专利监控中的检索及三方意见撰写
针对竞争对手公司的特定专利申请，通过检索确定是否存在密切相关的现有技术（含抵触申请），通常会配套出具对该专利申请新颖性、创造性的分析意见，并作为第三方意见提交至专利局，供审查员参考使用。该项工作主要是针对竞争对手申请并对己方构成威胁的已公布专利申请，在审查阶段提出其不符合授权条件的意见，试图阻止该专利申请被授予专利权或防止授权范围过宽。该项工作的工作量需具体根据技术领域、专利申请的复杂程度、检索难易等确定。
2.7目标公司的知识产权检索及分析
针对某一目标公司（含其全资及控股子公司，及其他密切关联公司），全面检索其拥有的知识产权。以专利检索为例，全面检索目标公司及其关联公司拥有的专利申请，通常会配套出具针对该公司的专利申请分析报告，包括技术领域、技术分支、技术要点、布局国家/地区、布局趋势、法律状态、授权前景预测等。该项工作可以重点并深入研究某特定公司的专利技术发展历程、布局趋势及技术要点等，为己方的新产品研发、侵权规避及专利布局提供参考。具体需根据目标公司、技术领域、布局的国家/地区、整体专利数据情况等确定工作量。
2.8 可专利性检索及分析
该项检索通常在撰写技术交底书、专利申请初稿前，依次由技术人员、企业知识产权管理人员和专利代理师完成。即技术人员形成发明构思之后，着手撰写技术交底书之前进行初步检索，确定是否已有相同或非常相近的现有技术，若已有相关现有技术，则需要对发明构思进行调整；在企业知识产权管理人员收到技术交底书，提交代理机构撰写前，也会进行初步检索，排查不具备新颖性或明显不具备创造性的交底书（可退回技术人员修改，或者终止申请程序），当专利代理师收到技术交底书之后，一般也会进行初步的新创性检索，以确定是否存在影响该技术方案新颖性或明显影响其创造性的现有技术，并根据现有技术情况确定权利要求的撰写策略和方案。
三、解决方案概述
对于如何有效解决企业的文献检索需求，其实并没有固定的模式和方法，需根据企业的自身状况、知识产权团队的规模和能力、需求的紧迫性等因素综合考量。下面分享一些常见的解决方案。
3.1 知识产权团队独立完成
如果检索事项的保密性较强，企业已有的数据库资源能够满足需求，知识产权团队也能够承受相应的工作量，则可以独立完成，不用委托外部机构。例如，研发团队经过研究并优化出具有较好效果的技术方案，就该技术方案进行侵权风险排查，由于其保密性较强，时间上又不具紧迫性，则可由知识产权团队自身来完成，通过系统检索，确定可能存在的侵权风险（如是否存在作为改进基础的基础性专利）；同时，根据检索结果还能初步确定己方的专利申请和布局方案。如果发现大量的基础性专利被竞争对手持有，则可以考虑适当调整研发方向；若技术效果很诱人，研发部门和公司领导不愿放弃，则可以对侵权风险专利逐一进行研究，包括其有效期限，进行无效检索并评估其稳定性，提出可能的规避方案和交叉许可方案，提前做好许可谈判及被诉侵权的准备。另外，投资并购过程中一般都需要对目标公司的知识产权状况进行调查，由于其具有一定的保密性，如果涉及的知识产权数量不多，可以由企业的知识产权团队来完成。
3.2 委托代理机构或律师事务所完成
对数据库资源的要求比较高、工作量大或者检索的紧迫性较强的项目，若企业自身的团队人员和能力无法满足需求，则应果断委托外部机构来完成。例如，对某项技术主题进行全面的现有技术检索和分析，被诉专利侵权后的无效检索等。尤其是被诉专利侵权后的无效检索，如果能检索到一篇或多篇高质量的现有技术文献，侵权诉讼应对就成功了一大半。检索的前提是要对相关技术有充分的理解，因此，可以委托与公司有申请撰写业务或在专利侵权诉讼方面有过合作的代理机构或律师事务所，其代理人或律师对相关技术具有较深的理解，沟通也会相对顺畅。由于涉及到对技术文献的理解、使用，专利侵权诉讼和无效宣告程序的衔接等系列问题，建议委托同一家代理机构或律师事务所进行无效检索和提出无效宣告请求，当然，也可同时委托其处理专利侵权诉讼纠纷。
3.3 委托检索咨询公司完成
国内有很多专业的检索咨询公司，具有比较强的数据库资源和专业的检索人员，部分具有国资背景，经常承接一些官方的研究课题，检索质量较高，能够承接较大的检索咨询项目，如专利预警、专利导航、专利分析评议等，但其报价也相对较高，且一般不参与后期的诉讼等相关工作。
3.4 内部团队与外部机构合作完成
部分项目需要内部团队和外部机构来合作完成，例如，研发前期需要严格保密的项目，公司的研发人员并不希望更多的人获知其研发方向和研发方案，这时内部团队可以先行介入，配合研发团队进行前期的检索分析，当进展到一定阶段，如需要标引或筛选文献等工作量较大且不会直接导致相关保密信息泄露时，可以将其中的部分工作交给外部机构完成，这样既能防止机密的研发信息泄露，也能借助外部资源在规定的期限内完成项目工作。
需要内部团队与外部机构合作完成的还有前面提及的专利申请前的可专利性检索及分析工作，技术人员和企业知识产权管理人员在委托撰写前先进行初步检索，初步确定可专利性后，再委托外部机构撰写，撰写前专利代理师还需进行检索、确认，并根据检索情况确定权利要求的撰写方式和保护范围等。
3.5 外部机构的选择
如前所述，当企业选择外部机构来完成检索分析项目时，其考察的因素通常包括：外部机构使用的数据库资源、检索团队的整体实力、专业匹配的检索人员情况、项目组具体人员构成及分工、拟用在该项目上的时间、综合报价等。虽然很多企业会注重价格因素，但项目的最终目标是能够获得预期的检索结果，因此不建议将价格作为首要考量因素。以无效检索为例，若检索到了密切相关的现有技术文献，可以将涉案专利全部或部分无效（不再构成侵权），进而赢得专利侵权诉讼的最终胜利，与诉讼标的额相比，检索及分析费用只是其中很小的一部分。
以上对企业文献检索方面的主要需求进行了逐一梳理，并初步探讨了相应的解决方案。总之，文献检索是一项系统而精细的工作，需要强大的数据库资源，更需要一批具有专业知识、拥有强大检索思维能力、掌握更多检索技巧的专业人员。
作者：李德宝